ถ้าชีวิตคุณเจอแต่ปัญหาจาก 2 เรื่องนี้ “ทุกอย่างเร่งด่วน” และ “ทุกอย่างสำคัญ” … สูดหายใจลึกๆ ยาวๆ แล้วให้เวลากับตรงนี้สักครู่

Dwight Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 36 ของสหรัฐอเมริกา กล่าวว่า การที่เราจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลและเต็มไปด้วยประสิทธิภาพนั้น เราจะต้องแบ่งเวลาของเราให้กับสิ่งที่สำคัญด้วย ไม่ใช่โฟกัสไปแต่การทำงานที่เร่งด่วน ซึ่งเราสามารถแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบของเราออกได้เป็น 2 ประเภท

  • งานสำคัญ หมายถึง งานที่พาเราไปถึงเป้าหมายที่เราต้องการจะไปให้ถึง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงาน หรือเรื่องส่วนตัวก็ตาม
  • งานด่วน หมายถึง งานที่เราต้องทำตอนนี้ ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการบรรลุเป้าหมายของคนอื่นมากกว่า และเป็นงานที่เราใช้เวลาไปกับมันมากที่สุด เพราะถ้าทำไม่เสร็จ มันจะมีผลกระทบในทันที

เมื่อเราเข้าใจแล้วว่า “อะไรคือ งานสำคัญ” และ “อะไรคือ งานด่วน” เราก็สามารถมองข้ามงานที่ด่วนแต่ไม่สำคัญ และเอาเวลาตรงนี้ไปลงกับสิ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จในอนาคตของเราได้ นี่คือ วิธีที่เราจะเอาตัวเองออกมาจากวงจรชีวิตที่ยุ่งตลอดเวลา ไปอยู่ในที่ที่เราจะสามารถสร้างรากฐานแห่งความสำเร็จได้

article detail_รับมือกับงานเยอะ1242x1000

  1. งานที่สำคัญ และเร่งด่วน

งานที่สำคัญและเร่งด่วนนั้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ งานสำคัญเร่งด่วนที่เพิ่งโผล่มาเลย เราไม่สามารถคาดเดาได้ และงานสำคัญเร่งด่วนที่เพิ่งจะมาเร่งด่วน เพราะคุณเก็บให้มันเป็นดินพอกหางหมูมานาน

คุณสามารถลดงานเร่งด่วนได้ด้วยการวางแผนที่ดี และหยุดผัดวันประกันพรุ่ง

อย่างไรก็ดี ในบางครั้งงานสำคัญเร่งด่วนก็มาพร้อมความบังเอิญหรืออุบัติเหตุที่ไม่คาดฝัน ดังนั้นวิธีการเตรียมตัวที่ดีที่สุดคือ เผื่อเวลาไว้ในตารางของคุณอยู่เสมอ เพื่อเอาไว้สำหรับกรณีฉุกเฉิน

 

  1. งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน

นี่คือ งานที่คุณทำเพื่อพัฒนาตนเอง หรือทำให้คุณเก่งขึ้นในอาชีพของคุณ หรือทำงานสำคัญให้สำเร็จ

คุณต้องเผื่อเวลาให้กับงานพวกนี้เยอะๆ เพื่อที่คุณจะสามารถค่อยๆ ทำมันให้เสร็จก่อนมันจะกลายเป็นงานเร่งด่วน!
จำไว้ว่า คุณควรให้เวลากับมันให้มากพอ เพราะมันจะทำให้คุณบริหารมันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และในขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงความเครียดจากการต้องมาทำงานตอนไฟลนก้นแล้ว

 

  1. งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน นี่แหละ คือสิ่งที่หยุดรั้งไม่ให้คุณไปถึงความฝันได้ ถามตัวเองก่อนเลยว่า งานอะไรของคุณที่สามารถเลื่อนไปทำทีหลังได้ หรืองานไหนที่คุณสามารถกระจายออกไปให้คนอื่นทำ

แหล่งที่มาของงานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน ก็ไม่ใช่คนอื่นคนไกล แต่เป็นคนรอบตัวคุณนี่แหละ ในบางครั้งคุณก็ต้องปฏิเสธการรับงานใหม่ๆ เข้ามา

หนึ่งในวิธีง่ายๆ ที่คุณสามารถนำมาใช้บริหารคนที่ชอบเอางานพวกนี้มาให้คุณก็คือ การนัดคุยกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ จัดสรรเวลาเจอเขาไปเลย เพื่อที่ว่าคุณจะได้สามารถคุยได้ถึงหลายๆ ปัญหาในคราวเดียว

 

  1. งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

งานพวกนี้ไม่มีประโยชน์เลย คุณควรหลีกเลี่ยงมันถ้าสามารถทำได้ คุณสามารถปฏิเสธมันไปเลยก็ได้ แต่ในบางครั้ง ถึงมันจะเป็นสิ่งที่ไม่สำคัญกับคุณ แต่มันดันสำคัญกับคนอื่นที่สำคัญต่อคุณ…คุณก็อาจต้องมีวิธีปฏิเสธที่ดูนุ่มนวลดูซักหน่อย

ข้อดีก็คือ ถ้าคุณขีดเส้นของคุณไว้อย่างชัดเจนแล้ว ต่อไปในอนาคต คนก็จะหลีกเลี่ยงการเอางานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนมาให้คุณนั่นเอง

Related Post :
Share It!